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Empfang, Empfangsdienst, Sicherheitsdienst, Rezeption, Digital, 4.0, Guest Relations Management, Digitalisierung, Gästebetreuung

Guest Relations Management

Ihr digitaler Empfang

Ihr Empfang: digital und doch persönlich

Wie kann der Besuchsprozess digital abgebildet und beschleunigt werden, ohne auf die Vorzüge einer persönlichen Betreuung durch qualifiziertes Empfangspersonal zu verzichten? Wie schafft man im Zugangsbereich eine moderne Atmosphäre mit gelebter Willkommenskultur? Und welche Synergieeffekte können mit einem professionell abgebildeten Besuchsprozess generiert werden? Antworten darauf gibt Ihnen "KÖTTER Guest Relations Management".

Vor dem Besuch in Ihrem Unternehmen

Ein Treffen mit Gästen in Ihrem Haus beginnt in der Regel schon einige Zeit vor dem eigentlichen Erscheinen des Besuchers am Empfang: bei Besuchern mit der Terminvereinbarung durch einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens, bei Lieferanten mit der Bestellung, bei Handwerkern mit der Erteilung eines Auftrages. Durch die digitale Erfassung dieser Vorgänge wird dem Besucher, Lieferanten oder Handwerker ein QR-Code zugesendet, der ihm beispielsweise die Zufahrt zu Ihrem Firmenparkplatz oder den Zugang zum Haus ermöglicht.

Ihr Besuch betritt Ihr Unternehmen

Die Platzierung des Empfangspersonals in abgeschotteten Empfangskabinen oder hinter wuchtigen Empfangstresen ist nicht mehr zeitgemäß und stört wie eine ungewünschte Barriere den freundlichen Gesamteindruck. Bei KÖTTER Guest Relations Management ist das Empfangspersonal quasi im Raum präsent und empfängt den Besuch proaktiv, indem er/sie auf den Gast zugeht und dabei sämtliche Informationen auf dem mitgeführten Tablet parat hat. Umfangreich ausgestattete PC-Arbeitsplätze sind nicht mehr erforderlich, da die wichtigsten administrativen Vorgänge bereits im Vorfeld abgearbeitet wurden. Alle wichtigen Informationen, um den Gast professionell zu begrüßen und ggf. zu unterstützen, sind im Besuchermanagementsystem „JAMES“ enthalten.

Besuchermanagement mit "JAMES"

Noch nie war das Einchecken und Erfassen von Besuchern so einfach. Sparen Sie Zeit und Personal mit unserem interaktiven Besucherterminal. Als Alternative zu den vorgenannten Empfangsdiensten ist der Gast mit dem Self-Check-in Kiosksystem „JAMES“ in der Lage, komplett selbstständig durch den Check-In Prozess zu navigieren oder Schulungen und Sicherheitseinweisungen vorzunehmen.

Um sich in bestehende Prozesse nahtlos integrieren zu können, ist natürlich eine Anbindung an bereits vorhandene und teils sehr unterschiedliche Hard- und Software erforderlich. Daher haben wir bei der Entwicklung von unserer Besucherverwaltung besonders viel Wert auf ein höchstmögliches Maß an Flexibilität gelegt. So sind wir mit JAMES in der Lage, uns an die gängigsten Zugangskontroll- sowie Zeiterfassungssysteme, Telekommunikationsanlagen, Brandmelde- sowie Kamerasysteme und Drucker für Besucherausweise anzubinden.

Auf Softwareebene verfügt unser Besuchermanagementsystem über Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen sowie zum Microsoft Active Directory. Des Weiteren hat JAMES ebenfalls ein eigenes Outlook-Plugin für die perfekte Integration in Ihren Workflow. Durch diese Flexibilität und Vernetzbarkeit können wir viele der vorhandenen Unternehmensdaten gezielt in JAMES zusammenführen, auswerten und in belastbare Prozesse verwandeln.

Die Leistungsmerkmale von JAMES

  • Browserbasierte Software zur Verwaltung sämtlicher Besucherprozesse
  • Online Plattform für Besucher zur eigenständigen Anmeldung, Terminverwaltung u. v. m.
  • Outlook-Plugin für einen einfachen MS Office® konformen Workflow
  • Web-App zur Besuchervoranmeldung über mobile Endgeräte (systemunabhängig)
  • Alarmierung durch die Anbindung unseres Alarmservers ROGER über Sprachkonserven, SMS, E-Mail, Twitter, WhatsApp etc.
  • Kiosksysteme für den autonomen Empfang als „digitalen Pförtner“ (Self Check-In, Info- und Besucherpanels)
  • Feedback-Terminalfunktion für Kundenbewertungen
  • Identitätsmanagement durch die Anbindung von Dokumenten- und Biometriescannern und Abfrage in Datenbanken zur Verifizierung der Identität
  • Reporting und Benachrichtigungen über Anzahl der Besucher, Besuchszeiten und über Check-In und Check-Out z. B. per Mail oder SMS
  • Schulungen und Einweisungen am Kioskterminal oder im Webportal zur Gewährleistung der Betriebssicherheit (auch mit der ZuKo koppelbar)
  • Multilinguale Übersetzung für den Abbau von Kommunikationshürden am Empfang durch die Übersetzungssoftware JAMESlingo
  • Anbindung an Microsoft Active Directory zur Benutzerauthentifizierung und Synchronisation von Benutzern und Gruppen
  • Schnittstellen zu diversen ERP-Systemen, anbindbar an herstellerunabhängige Hardware wie z. B. Intercom, Videokameras, Telekommunikationsanlagen etc.
  • Drucken von Besucherausweisen und Anbindung an diverse Ausweisdrucker
  • Schlüsselverwaltung und Verwaltung von weiteren Zutrittsmedien
  • Anbindung an diverse Zutrittskontrollsysteme wie Siemens (SIPORT), Lenel, Stanley PAC, etc.

Ihre Pluspunkte

  • Ein deutlich beschleunigter Empfangsprozess
  • Eine qualifizierte Betreuung durch geschulte Empfangskräfte
  • Eine offene, freundliche und transparente Willkommenskultur
  • Ein digitaler, schlanker und flexibler Besucherprozess
  • Ein modernes interaktives Besucherterminal
  • Eine flexible Anpassung an die vorhandene IT-Struktur
  • Ein modularer Aufbau für eine individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse

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