Wir, die Unternehmen der KÖTTER Unternehmensgruppe, erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder anderen Betroffenen erhalten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine natürliche Person bezogen werden können, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen. Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist dabei jeweils das Unternehmen, mit dem Sie als Kunde, Lieferant, Geschäftspartner, Mitarbeiter oder anderer Betroffener in Kontakt treten oder das in Kontakt mit Ihren Daten kommt.

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist in der Regel für die Begründung und Durchführung eines Vertrages erforderlich und beruht insoweit auf Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten ferner zur Wahrung berechtigter Interessen im Sinne von Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO wie z.B. zum Datenaustausch mit Auskunfteien, zur Ermittlung von Bonitätsauskünften, zu Werbezwecken, zur Durchführung von Kundenzufriedenheitsbefragungen, zur Durchführung von allgemeinen Meinungsumfragen - soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben - , zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts oder zu ähnlichen Zwecken. Schließlich kann sich das Erfordernis, Ihre Daten zu verarbeiten, auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder vergleichbarer Regelungen ergeben. So sind wir im Rahmen des Betriebs unserer Notrufleitstelle gehalten, eingehende Telefongespräche zum Zwecke der Sicherheit aufzuzeichnen.

Innerhalb der verantwortlichen Stelle erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen oder etwaig bestehender gesetzlichen Pflichten benötigen. Ferner können Ihre Daten an weitere Unternehmen der KÖTTER Unternehmensgruppe oder externe Dienstleister sowie weitere Dritte weitergegeben werden, sofern dies zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist, Sie in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben oder wenn ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe der personenbezogenen Daten besteht. Insbesondere externe Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt und beauftragt und werden regelmäßig kontrolliert.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen.

(5) Informationen des Drittanbieters: etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburg; weitere Informationen zum Datenschutz bei etracker finden Sie hier. 

Sie haben als Betroffener gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese  jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
• Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Sollten Sie von Ihren Rechten auf Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Gebrauch machen, kann dies dazu führen, dass die Begründung oder Durchführung eines Vertrages unmöglich wird.

Bei Fragen und Anregungen können Sie unsere Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@koetter.de erreichen. 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit den nachfolgenden Erklärungen zum Datenschutz möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Durchführung der Online-Befragung informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die nachfolgend dargestellte Datenverarbeitung ist die KÖTTER GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen.

Den Verantwortlichen für die Datenschutzbelange dieser Online-Umfrage erreichen Sie per E-Mail unter info@koetter.de oder über die Adresse:

KÖTTER GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen
Wilhelm-Beckmann-Straße 7
45307 Essen

Telefon 49 (0)201-2788-388

Bitte beachten Sie, dass KÖTTER nur für den Teil der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, den es selbst verarbeitet.

Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der KÖTTER GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen erreichen Sie per Mail unter datenschutz@koetter.de oder über die Adresse:

KÖTTER GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen
- Datenschutzbeauftragte –
Wilhelm-Beckmann-Straße 7
45307 Essen

Telefon 49 (0)201-2788-284

Rechtsgrundlagen und Zweck der Datenverarbeitung

Die Online-Befragung wird zwecks Ermittlung der Anforderungen und Wahrnehmungen der Anspruchsgruppen zu diversen Themen im Rahmen des Nachhaltigkeitsmanagements der KÖTTER Unternehmensgruppe. Hierzu werden Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten nach ihrer Einschätzung befragt. Die Teilnahme an Umfragen oder Abstimmungen ist grundsätzlich freiwillig.

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Teilnahme an der Online-Befragung ist in Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO geregelt. Die für den technischen Betrieb erforderlichen Daten sowie Log-Dateien werden zur Wahrung der technischen Sicherheit der Systeme zur Wahrung berechtigter Interessen der KÖTTER GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen erhoben und verarbeitet. Die Daten sind für die Online-Durchführung der Befragungen und den sicheren Betrieb des Systems erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt. Die für die Online-Befragung ausgewählten Betroffenen haben jederzeit die Möglichkeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Die Befragung erfolgt stets in anonymisierter Form, d. h. es die Antworten können nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Microsoft Forms

Für die Durchführung der Online-Befragung wird Microsoft Forms verwendet. Eine Datenverarbeitung durch Microsoft findet erst statt, wenn Sie die Online-Befragung anklicken. Als Auftragsverarbeiter ist Microsoft auch Empfänger der Daten. Microsoft Forms ist ein Online-Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Die Daten werden während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor unbefugtem Zugriff durch Dritte gesichert.

Wir setzen Microsoft-Dienste nur insoweit ein bzw. lassen dies zu (Privacy by Design bzw. Privacy by Default), als dies datenschutzkonform möglich ist. Nicht datenschutzkonforme Einstellungen werden grundsätzlich zentral über die IT deaktiviert bzw. datenschutzkonform eingestellt.

Bitte beachten Sie, dass wir auf die Datenverarbeitung von Microsoft keinen Einfluss haben. Wir können daher nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Auch kann im Support- und Wartungsfall in Einzelfällen sowie bei einer Verarbeitung personenbezogener durch Microsoft zu eigenen Geschäftszwecken eine Einsichtnahme aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden. Hierdurch können sich für die Nutzer latente Risiken ergeben, da sich bspw. die Durchsetzung der Betroffenenrechte erschweren können.

Soweit Microsoft Forms personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimierten Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen. Bei der Nutzung des Online-Dienstes Microsoft Forms gelten daher die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Verantwortlicher ist in diesem Fall Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park Leopardstown, Dublin 18, Ireland bzw. die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 USA.

Zur Gewährleistung von geeigneten Garantien zum Schutz des Transfers und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU wurden Standarddatenschutzklauseln – EU-SCC (Art. 46 Abs. 2 S. 1 lit. c DSGVO) mit Microsoft geschlossen.

Die Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/data-security-privacy-germany

Die Datenschutzerklärung für die Anwendung Microsoft Forms finden Sie unter: https://support.microsoft.com/de-de/topic/sicherheit-und-datenschutz-in-microsoft-forms-7e57f9ba-4aeb-4b1b-9e21-b75318532cd9

TÜV NORD Service GmbH & Co. KG

Die Online-Befragung wird mit Unterstützung der TÜV NORD Service GmbH & Co. KG erstellt und ausgewertet. Die Daten liegen dem Dienstleister ausschließlich in anonymisierter Form vor, da lediglich die anonymisierten Rückläufer ausgewertet werden. Als Dienstleister ist die TÜV NORD Service GmbH & Co. KG somit eigenständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten. Mit der TÜV NORD Service GmbH & Co. KG haben wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung geschlossen, damit wurde uns ein vertraulicher Umgang mit den Umfrage-Ergebnissen sowie der anschließenden Auswertung der Online-Befragung zugesichert.

Die Datenschutzerklärung der TÜV NORD Service GmbH & Co. KG finden Sie unter: https://www.tuev-nord.de/de/datenschutz/

Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.

Die folgenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung des Weblinks zur Online-Befragung per E-Mail durch KÖTTER verwendet:

• Vorname, Name
• E-Mail-Adresse

Standardmäßig sind die folgenden personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung bei Teilnahme an der Online-Befragung:

• Thema und Fragen der jeweiligen Umfrage
• Antworten zu Fragestellungen:
  • Geschlecht
  • Altersgruppe
  • Zuordnung Stakeholdergruppe
  • Entfernung Arbeits- zur Wohnstätte / Arbeitsweg (gruppiert)
  • Häufigkeit der Präsenztage
  • Für den Arbeitsweg verwendetes Verkehrsmittel
  • Meinung zu verschiedenen Nachhaltigkeitsthemen
• Statistische Auswertungen (anonymisiert):
  • Zahl der Antworten
  • Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
  • Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
  • Durchschnittliche Zeit für das Ausfüllen
  • Status (aktiv, nicht aktiv)
  • ID-Nummer
  • Anrede
• Ergebnisse der Auswertungen
• Einstellungen (individuell voreinstellbar)

Die in der Online-Befragung abgefragten Daten werden anonymisiert durch den Dienstleister TÜV NORD Service GmbH & Co. KG verarbeitet.

Außerdem werden vom Umfragesystem Microsoft Forms Log-Daten verarbeitet. Beim Aufruf des Umfragesystems übermittelt Ihr Browser, wie bei jedem Webseitenaufruf, Daten Ihres abrufenden Geräts an das System. Folgende Daten werden zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspürens von Fehlern und deren Beseitigung in gesicherten Log-Dateien gespeichert:

• Browser-Cookies (z. B., um wiederholte Teilnahme auszuschließen)
• IP-Adresse der Nutzer
• Benutzername / Anzeigename
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (aktiv, nicht aktiv)
• abgerufene Webseite/-adresse
• HTTP-Statuscode
• abgerufene Datenmenge
• Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem

Zugriff auf diese Log-Daten haben ausschließlich im Ausnahmefall die Systemadministratoren der TÜV NORD Service GmbH & Co. KG. Ein Abgleich der Log-Daten mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht.

Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden (soweit sie nicht ohnehin anonymisiert verarbeitet wurden) solange, wie es für den oben genannten Zweck erforderlich ist, unter Beachtung bestehender Aufbewahrungspflichten für eine Dauer von drei Monaten nach Beendigung der Befragung gespeichert. Insofern Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, werden die Daten unmittelbar gelöscht.

Ihre Rechte als Nutzer

Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als Online-Umfrageteilnehmer bestimmte Rechte:

• 1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):
  Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
• 2. Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO):
  Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
• 3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
  Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.
• 4. Recht auf Datenübertragung (Art. 20 DSGVO):
  In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.
• 5. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO):
  Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• 6. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling (Art. 22 DSGVO):
  Wir setzen keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ermöglichen.
• 7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):
  Sie haben gem. Art. 77 DSGVO zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen (https://www.ldi.nrw.de/) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Allgemeines zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Website der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: https://www.ldi.nrw.de/